El uso de Excel y Outlook para la gestión de proyectos

La gestión de proyectos, la tarea de planificación, la organización y la gestión de los recursos para la realización de las tareas no es algo fácil. El establecimiento de objetivos medibles y el seguimiento de las tareas laborales serían simples si usted tuviese una gran herramienta que ayude en el proceso. Existen numerosos programas como Microsoft Excel y Outlook, que sin duda pueden ayudarle como herramienta en la gestión de proyectos diseñados para el mismo. El planificador de Excel en línea es accesible y tiene el potencial para programar las tareas en las hojas de cálculo Excel para una organización fácil.

Planificador Excel

La mayor ventaja del planificador de Excel es que no hay curva de aprendizaje asociado a ella. Cada jefe de proyecto y sus asociados, que estén familiarizados con Excel pueden crear fácilmente un calendario fiable con él. La compatibilidad es otra característica notable, ya que no exige plug-ins adicionales o características para ser descargado. La simplicidad es la característica más deseable de este programa y la organización ya no parecerá algo fastidioso con la ayuda de este planificador.

Sincronización con Outlook

Hay una serie de características que ofrece el planificador de Excel, la más importante es su potencial para la sincronización con Outlook. Las tareas se distribuirán entre los asociados con el programa de Outlook, se les brindará actualizaciones a todos los miembros del equipo con Outlook, y la aplicación se sincroniza con las tareas de actualización para mantener el seguimiento de los cambios.
Si usted se está preguntando si esto facilitaría la creación del proyecto, la respuesta es afirmativa.
Dependiendo del tamaño de su proyecto, no habría cientos o miles de empleados que trabajen en la misma tarea. La actualización manual de los acontecimientos es imposible, pero la aplicación sería capaz de ayudarlo en gran medida, se puede recoger la información de la distribución de archivos de Excel y combinar los cambios en un archivo de proyecto principal. El gráfico de Gantt Excel es la representación gráfica de las tareas del proyecto que representa y relaciona el progreso con el tiempo. La aplicación innovadora del diagrama de Gantt también le ayudará en el seguimiento de su proyecto.
Si sus empleados desean estar actualizados por medio del correo electrónico, el programa Outlook le ayudará de forma significativa. Los miembros del equipo pueden solicitar a su correo electrónico las actualizaciones de la aplicación mediante una opción en la barra de herramientas en la que el sistema da los seguimientos de los cambios después de la sincronización. Informar a los miembros de su equipo sobre el progreso no es sólo una responsabilidad, sino una actividad importante para motivarlos. Una copia del proyecto principal puede ser colocada en una carpeta compartida en la red para que los empleados puedan ver directamente la hoja de cálculo Excel.
Los datos masivos pueden ser manejados con eficacia con la ayuda de este planificador de Excel. La programación automática es una gran característica que mejora la terminación oportuna de las tareas. A pesar de que estas aplicaciones requieren una licencia, una vez adquirida pueden ser distribuidas a un número ilimitado de miembros. El objetivo final de estas aplicaciones es la de distribuir, recopilar, combinar y controlar la información con cualquier número de personas que usted desee. Esto reducirá dramáticamente sus costos de inversión y aumentará la productividad.