Ahorro y soluciones de calidad para tu empresa con Teletrabajo o trabajo a distancia

Publicado por Diego - 25/11/2011 a las 13:48:07

Hay quienes afirman que actualmente las nuevas tecnologías han iniciado un proceso que puede ser considerado la Tercera Revolución Industrial; tal es la magnitud de los cambios que han operado y siguen operando las novedades informáticas en las diversas actividades. Uno de los más grandes cambios se han dado en el mundo del trabajo. Aquí mencionaremos sus aspectos más significativos, en tres áreas: el trabajo convencional, el comercio electrónico y el trabajo free-lance.

Trabajo convencional

El dominio de las herramientas informáticas es considerado ya un conocimiento indispensable, en todo trabajo. El uso de Windows, Office o pen drives es básico, y garantizará rapidez en lo que se desea hacer, sin importar cuál sea la tarea. Esto implica, entre otras cosas, llevar la contabilidad en planillas de Excel (u otro software que cumpla la misma función), utilizar procesadores de texto como Word, pero también formas de teletrabajo, como mantener contacto dentro de una misma empresa a través de Skype o teleconferencias, o bien trabajar colaborativamente en un mismo archivo a través de una intranet. El hábito de seguir de cerca las noticias del mercado y las actividades de la competencia, incluso en horarios no laborables y desde el propio hogar, se ha simplificado mucho gracias al medio online.

Comercio electrónico

Si bien hemos desarrollado el tema en otro artículo, caben algunas acotaciones generales, en especial a la forma en que el comercio electrónico ha cobrado masividad. Gracias a grandes tiendas online como Ebay, Amazon y, en español, MercadoLibre, cada vez más usuarios de Internet están habituados a realizar sus compras online. Además, se ha facilitado la manera en que cualquier persona, emprendedor o no, puede acceder a vender objetos y servicios, contando con la posibilidad de una exposición masiva.

Trabajo free-lance

En este punto nos detendremos especialmente, ya que el trabajo free-lance es muchas veces identificado plenamente con el teletrabajo, y es el área que más novedades ha ofrecido en los últimos tiempos. Existen sitios web en los que, según la tradicional mecánica de avisos clasificados, es posible ofrecer el propio trabajo o buscar profesionales, así como también otros en los que es posible solicitar cotizaciones para determinada tarea a un grupo de profesionales.

Pero la forma más reciente e innovadora al respecto la representa sin duda el crowdsourcing o tercerización masiva, un sistema de trabajo que nos permite ponernos en contacto con profesionales de todo el mundo y trabajar con ellos en línea, en simultáneo. Uno de los aspectos más interesantes es que uno mismo elige el precio que desea pagar por la tarea a realizar, lo cual evita la tediosa tarea de evaluar cotizaciones.

El crowdsourcing consiste simplemente en la difusión de un “llamado abierto” para la realización de alguna tarea, llamado que es dirigido a un público anónimo y masivo de usuarios de Internet. A través del crowdsourcing es posible encontrar más fácilmente a la persona adecuada y más capacitada para brindar solución a la necesidad, pudiendo al mismo tiempo comparar su trabajo con el de otras personas. La gama de trabajos que pueden realizarse gracias al crowdsourcing es ilimitada, y cada sitio web se especializa en algún tipo de actividad, que pueden llevar desde la programación hasta el diseño de logos.

A los profesionales les permite trabajar desde la comodidad de su hogar, administrando sus propios tiempos y para clientes de cualquier parte del mundo. Sin embargo, el crowdsourcing también tiene tintes polémicos, debido a que algunas empresas, incluso (y especialmente) de gran notoriedad, lo han puesto en práctica sin ofrecer ninguna retribución económica a cambio, como es el caso de importantes medios periodísticos como The New York Times, The Guardian o USA Today. La retribución que recibe el colaborador es el supuesto mérito que obtiene al ser publicado su nombre en el medio, o a veces tan sólo la satisfacción personal de haber contribuido.

El teletrabajo llegó para quedarse

En todo caso, es indudable que el teletrabajo, en sus diversas formas, potencia la realización de cualquier actividad: acelera tiempos, permite encontrar personas capacitadas para cada tarea, ahorra dinero y, por si fuera poco, permite acceder fácilmente a soluciones de calidad. Tal es así que algunas empresas simplemente poseen “oficinas virtuales”, es decir que realizan negocios sin necesidad de contar con un espacio físico, con el consiguiente ahorro en costos.

Internet, aliado en la búsqueda de personal

Publicado por admin - 24/11/2011 a las 15:15:16

Considerando la cantidad de desempleados que hay y la competencia entre los mismos, el proceso de selección para las empresas o agencias de empleo se ha convertido en una difícil tarea. Muchas veces lo que los candidatos escriben en el currículum no corresponde a la realidad, por lo que hay que prestar mucha atención y cerciorarse de que va a dar el empleo a la persona adecuada y de que ésta realmente sabe hacer las cosas que ha declarado en su curriculum. A continuación podrá encontrar una serie de consejos útiles para su búsqueda de personal.

- Si busca un gran número de empleados, la solución mas rápida y segura es la de contactar con una agencia de empleo. Son serias y se ocupan de seleccionar a los empleados más adecuados para el cargo a desempeñar. Obviamente se trata de un servicio de pago, pero que le puede ahorrar mucho tiempo.

- Otro buen modo de encontrar empleados puede ser la utilización de los portales de anuncios clasificados, donde encontramos la demanda de empleo publicada directamente por el candidato. Suelen ofrecer este servicio gratuitamente y nos permite establecer un contacto directo y rápido con el posible empleado.

- Si desea realizar por sí mismo la selección pero no tiene tiempo de ponerse a la búsqueda de un empleado, publique usted mismo un anuncio con las características principales de su empresa y del tipo de empleo que está ofreciendo, para que el candidato tenga claro de qué se trata la oferta ofrecida, con los requisitos esenciales que el mismo debe reunir para cubrir el puesto.

- Al escoger a los candidatos que le interesan, establezca una serie de filtros generales para seleccionar los mejores curriculums; éstos puede ser la experiencia en puestos similares, la distancia al lugar de trabajo, o cualquier tipo de conocimiento que considere fundamental. Contacte con los candidatos telefónicamente y organice eficientemente su agenda para realizar las entrevistas con el tiempo necesario.

- Durante las entrevistas, dé a los candidatos la oportunidad de hablar y de hacerse conocer, para ver qué capacidades tienen al relacionarse con los demás y observar sus reacciones y respuestas. Exponga ejemplos prácticos que podrán encontrar en el cargo y pregúnteles qué harían en tales casos. Si desea analizar sus conocimientos técnicos podría ser una buena idea pedirles que realicen un test para verificar realmente el nivel de dichos conocimientos.

- Asimismo, si el puesto requiere un alto nivel de un cierto idioma, lo ideal sería realizar un breve examen oral en el que se utilicen los términos comunes que podría usar en una situación real en el trabajo.

- Recuerde que la transparencia es siempre bienvenida y agradecida. Una vez elegido el candidato perfecto, trate de ser siempre claro cuando exponga las que serán las principales responsabilidades del puesto, la retribución y las condiciones del contrato.

Contadores locales o nacionales

Publicado por Elena - 29/10/2011 a las 00:41:27

Antes de la era de Internet, un pequeño empresario generalmente se limitaba a la elección de una contabilidad con base local para hacer frente a su administración de empresas. Sin embargo, dado que Internet ha hecho más fácil el acceder a una multitud de servicios y productos, una empresa puede externalizar tareas de contabilidad a una contabilidad nacional, en cualquier parte del país. Con la importancia de la ubicación, los otros factores a considerar son si la línea en contabilidad nacional está calificada para hacer frente a su negocio, el costo y el acceso a los detalles.

Contabilidad de base local

Con respecto a la contabilidad de base local, hubiera sido preferible una contabilidad nacional debido a viajes frecuentes que se hacen para celebrar reuniones, entrega de documentación y otros aspectos. Una empresa de contabilidad que se basa a nivel local podría seguir viajando y mantendría la comunicación, el tiempo y los costos al mínimo. El envío de información por correo postal antes era el método más conveniente para comunicarse, incluso con un contador local. Sin embargo, si alguna duda surge, o surge alguna información adicional, el teléfono era a menudo el único método de comunicación para ambas partes, que no siempre es conveniente y puede ser costoso.

Como un gran número de personas ahora tratan todos los aspectos de su vida en línea, tiene sentido para una empresa hacer lo mismo. La contabilidad en línea es de bajo costo, rápido y conveniente, y también le permite seleccionar una contabilidad desde cualquier parte del país. Los contables nacionales ofrecerán el mismo servicio que los contables de base local, pero una proporciona una mayor precisión utilizando información en tiempo real, y la conveniencia. Los costos se mantienen bajos, como la contabilidad nacional y maximiza la eficiencia de la contabilidad en línea para reducir los gastos generales, pasando los ahorros a los clientes.

Cuando un propietario de un negocio decide que su contador, beneficioso para la empresa, es imprescindible tiene que decidir si el contacto cara a cara es importante para ellos. Un gran número de propietarios de negocios están felices de presentar la documentación y proporcionar la información, dejando a su contador hacer frente al negocio y a todo lo correspondiente del área contable. Algunos propietarios de negocios se reunirían de vez en cuando para hablar de sus negocios, lo que probablemente significaría una contabilidad con base local para mayor comodidad.

Contabilidad nacional

Decidir sobre una contabilidad nacional ofrece más opciones de ser restringidos en comparación a una contabilidad con base local. El tamaño de la contabilidad también se debe considerar, por ejemplo, si la empresa necesita atención durante todo el año, especialmente durante su estancia dentro de los plazos de presentación correspondiente.

La elección de una contabilidad nacional dará libertad de elegir una empresa con varios contadores que son capaces de hacer frente a un negocio. Una contabilidad en línea ofrece la libertad de elección para que un propietario de una empresa sea capaz de administrar su empresa, de forma que sepa que la administración se trata a tiempo, donde quiera que se encuentre en el país.

Como trabajar con empleados conflictivos

Publicado por Diego - 28/10/2011 a las 11:59:54

El trabajo con personas difíciles

“Una persona difícil no es alguien que simplemente tiene un día malo, o alguien con quien usted tiene un conflicto de personalidades. El individuo difícil lo es, frecuentemente, con casi todo el mundo”.-Bárbara Schmidt Harrison.

Mientras que la mayoría de los empleados se llevan bien con los demás y hacen su trabajo sin ningún problema, las “personas difíciles”, que se encuentran en casi cualquier organización, rompen el ritmo de trabajo, hacen difícil la comunicación entre todos, incomodan a otros, o simplemente resisten de modo pasivo. Tienen el problema crónico de dar quejas, expresar un punto de vista negativo o presentar un comportamiento problemático en sus relaciones con los demás.

Por Axel Codina
En el modelo que utiliza Robbins, en el texto de “Comportamiento Organizacional”, los factores que influyen en el desempeño y resultados de los recursos humanos en las organizaciones se analizan en tres niveles: el individuo, el grupo y los sistemas organizacionales.

El “individuo”, que Robbins en su modelo denomina “insumo humano”, se incorpora a la organización portando atributos personales que lo caracterizan, como son: características biográficas, personalidad, conocimientos y habilidades, valores y actitudes, necesidades y motivaciones personales, entre otros. Se integra a un grupo y se relaciona con sus miembros mediante las comunicaciones interpersonales.

En el “nivel de grupo” se producen constantes interacciones, como resultado del cumplimiento de diferentes tareas, el análisis y participación en la toma de decisiones, el manejo de conflictos, la integración de equipos de trabajo, entre otras. Su trabajo se dirige y coordina por el jefe del grupo, que conecta a sus miembros con el resto de la organización a través de la estructura. También influyen en este nivel los diferentes “liderazgos”, formales o informales, que actúan dentro del grupo.

En el tercer nivel, “los sistemas organizacionales”, además de la estructura, ejercen influencia en el comportamiento del individuo: el diseño de los procesos de trabajo, las tecnologías, las políticas y prácticas en la esfera de los recursos humanos (evaluación del desempeño, compensaciones, etc.) así como la “cultura organizacional”, que identifica los valores y conductas que caracterizan el “cómo” se hacen las cosas en esa entidad.

Las “salidas” principales de estos procesos, que Robbins denomina “resultados humanos”, se expresan en cuatro indicadores o dimensiones que son: ausentismo, rotación, productividad, y satisfacción laboral.

Muchas investigaciones evidencian que, bajo la influencia de todos estos procesos, se producen modificaciones importantes en los comportamientos de las personas. Es decir, que la incorporación de los “recursos humanos” a estas dinámicas constituye un proceso de enseñanza-aprendizaje. No obstante, también existen evidencias de que hay personas que no logran integrarse completamente y que mantienen comportamientos que son rechazados, o al menos no resultan agradables, para el resto de los miembros de la organización.

Las personas difíciles.

En una organización trabaja un grupo diverso de personas, que deben complementar e integrar sus esfuerzos para la realización de tareas que conduzcan a determinados resultados que se correspondan con los objetivos y estrategias de la organización. Aunque todos deben trabajar juntos, muy pocas veces tienen la posibilidad de escoger sus jefes, compañeros de trabajo o subordinados.

En estas circunstancias, pueden surgir conflictos entre individuos que deben trabajar juntos, pero que quizás no les gustaría hacerlo. Muchas veces, estos conflictos pueden volverse más importantes que las metas organizacionales comunes, que constituyen la razón de ser del departamento, u organización donde se encuentran.

Mientras que la mayoría de los empleados se llevan bien con los demás y hacen su trabajo sin ningún problema, las “personas difíciles”, que se encuentran en casi cualquier organización, rompen el ritmo de trabajo, hacen difícil la comunicación entre todos, incomodan a otros, o simplemente resisten de modo pasivo. Tienen el problema crónico de dar quejas, expresar un punto de vista negativo o presentar un comportamiento problemático en sus relaciones con los demás.

Lo característico de estas personas es que: uno, su comportamiento problemático aparece frecuentemente y con más de una persona y; dos, su comportamiento tiene un efecto negativo sobre su productividad y la de los demás.

No obstante, debemos reconocer que todas las personas no son como quisiéramos que fueran (tampoco nosotros somos como quisieran otras personas). Por tanto, hay que aprender a trabajar y a convivir con todos.

Estrategia para trabajar con personas difíciles.

Los especialistas reconocen que, las estrategias que proponen Thomas y Killman para el manejo de conflictos como son: evitar, ceder, forzar, comprometer, o colaborar, que fueron analizadas en un trabajo anterior, no son totalmente válidas en todas las circunstancias. Ante “personas difíciles”, hay que aplicar “estrategias especiales”.

Entre los trabajos consultados sobre este tema, el que me ha resultado más didáctico es uno firmado por Bárbara Schmidt Harrison que, al parecer, es utilizado para orientar el análisis y discusión de un video sobre este tema.

Según el trabajo referido, existen dos enfoques generales para relacionarse con el comportamiento difícil: uno, trabajar para “remediar” el comportamiento; dos, desarrollar una estrategia para manejarlo. La meta de los dos enfoques es la misma, minimizar el problema y maximizar la utilización de los recursos humanos de una organización. Ambos enfoques incluyen los mismos cuatro pasos, que se resumen a continuación.

Paso 1: identifique el problema

Comience por tratar de entender la naturaleza del problema. Esto significa identificar el comportamiento específico que es inaceptable, determinar con quién surge y con qué frecuencia ocurre. El comportamiento negativo que ocurre con una sola persona es probablemente la evidencia de un conflicto de personalidades. En lugar de ser un “comportamiento difícil”, las dos personas involucradas deben solucionarlo.

Paso 2: Examine las relaciones

Examinar cómo la “persona difícil” interactúa con los demás proporciona algunas claves acerca de las posibles causas de su comportamiento. Identificar por qué ocurre y por qué es molesto ayuda a buscar una posible solución.

Paso 3: Determine la causa

El comportamiento difícil siempre tiene alguna(s) causa(s), como puede ser: baja motivación, problemas de personalidad, o una incomodidad general. Si no hay una causa identificable para la persona involucrada o para los demás, se debe ignorar el comportamiento.

Paso 4: Busque una solución y logre un acuerdo, con un compromiso para lograr esta solución

Cómo realizar el intercambio con la “persona difícil”.

Una vez que usted ha determinado las causas de este comportamiento, el tema debe discutirse con la persona. Haga un plan del enfoque que mejor se amolde a la naturaleza y gravedad del problema, y a la personalidad del individuo involucrado y a su relación con esta persona, o con los demás.

Para esto, se recomienda proceder de la siguiente forma.

a) Reúnase con la persona. Hágalo en privado de tal manera que puedan analizarse situaciones que pueda resultar incómodo discutir con la presencia de otros. Además, disponga del tiempo suficiente para poder hablar sobre el tema. Escoja un momento en que usted esté calmado y adecuadamente preparado para la discusión y, al mismo tiempo, que la otra persona resulte accesible.

b) Describa el comportamiento difícil de una forma no acusatoria. Básese en la descripción de los hechos específicos: “Alberto, todos queremos hacer bien nuestro trabajo; pero cuando todo lo que recibimos son críticas, tenemos la impresión de que no estamos haciendo las cosas correctamente”.

Evite ofrecer su opinión de por qué existe el problema, limítese a la discusión del comportamiento o del problema, en lugar de la personalidad del individuo. Céntrese en los sentimientos negativos que genera su comportamiento en Ud. y en los demás. Finalmente, escoja 1 ó 2 comportamientos negativos, para evitar agobiar a la persona. Estos deben ser comportamientos sobre los que la persona debe de hacer algo para remediarlos.

c) Utilice la capacidad de escuchar atentamente, para entender el problema y sus causas. Escuchar atentamente incluye: 1- Mostrar acuerdo: “puedo ver que estás sorprendido y molesto acerca de lo que te acabo de decir”; 2- Preguntar, para asegurarse de que usted está entendiendo las ideas principales: “entonces, tú nos criticas para que hagamos mejor nuestro trabajo, no porque nuestro trabajo no sea bueno”. Las personas pasivas necesitan mucha motivación para comenzar a hablar. Espere pacientemente a que respondan a sus preguntas y escúchelos con empatía, una vez que han comenzado a hablar.

d) Enuncie el cambio de comportamiento que usted está buscando. Sea claro acerca de lo que usted y otros desean, pero tenga una mente abierta acerca de cambiar su meta o solución, si es adecuado.

e) Pida ideas para lograr el cambio y sobre cómo lograrlo. Él o ella, con frecuencia, encontrarán las mejores soluciones y tendrán más posibilidades de implementarlas que las que les pueden ofrecer otras personas. Exprese confianza en la habilidad de la persona para cambiar. En ocasiones, si el clima del intercambio es positivo, puede resultar conveniente preguntarle en qué puede ayudarlo usted.

f) Haga un plan de acción conjunto. Trabaje hacia una solución aceptable para ambas partes. Logre un acuerdo sobre acciones específicas que usted o la otra persona tomarán y pónganse tiempo específico para estas acciones. Comience con las metas a corto plazo y que se puedan obtener fácilmente.

g) Especifique una fecha de seguimiento. Esto le recordará a ambas partes los momentos en que podrán revisar el progreso en la implantación del plan.

h) Haga un seguimiento. Reconozca cualquier progreso que se haya hecho. Si no ha habido ningún cambio en el comportamiento difícil, vuelva a evaluar el plan de acción y revíselo si es necesario.

A veces, remediar el comportamiento problemático se vuelve poco realista y práctico. En estos casos, se puede utilizar la estrategia de adaptarse a éste. La adaptación trata de lograr lo mejor de una situación difícil, minimizando el daño producido por el comportamiento no deseado.

Mientras se aprende a adaptarse en forma exitosa con cada situación, como en un proceso de prueba y error, existen algunas técnicas generales que se pueden aplicar a diferentes situaciones, entre las que, en el trabajo referido, se sugieren las siguientes:

• Mantenga la calma. No discuta con la otra persona y no haga ninguna acusación.
• Escuche. Utilice su capacidad para escuchar atentamente, para verificar su comprensión de lo que se está diciendo.
• Sea firme. Decida con anterioridad qué comportamiento aceptará y cuál no y no se deje llevar más allá de este límite.
• Sea persistente en sus respuestas. Esto comunica a la persona difícil que usted realmente cree lo que le está diciendo.
• No pierda confianza en sí mismo, o en su capacidad de relacionarse con los demás.
• Busque formas de disminuir su relación con este comportamiento, o de reducir las causas del mismo. Considere modificar el medio ambiente de alguna forma.

Los elementos del diseño del trabajo

Publicado por Elena - 28/10/2011 a las 06:22:39

El diseño del trabajo define la forma en que las personas quieren seguir con su vida de trabajo, y las posiciones de sus expectativas, además de lo que se espera de ellos.

Las percepciones también se verán influenciadas en cuanto a cómo contribuyen a los objetivos de la organización y la visión. Las interacciones con los compañeros se regirán y se canalizarán y formalizarán el flujo de comunicación entre las diferentes partes de la operación. Además, ayuda a desarrollar la cultura de la organización: sus valores compartidos, creencias y suposiciones, y debe ser visto como el aspecto central del diseño de cualquier proceso de transformación.

Prestación de servicios

La prestación de un servicio en forma continua implica todo un conjunto de tareas que deben ser divididos entre todos los jugadores del rol en la operación. Las asignaciones de tareas diferentes dependerán de su enfoque de diseño de puestos de trabajo. Una operación podría incluir una tarea repetitiva para alentar a la simplicidad y eficiencia. O asignar una gran variedad de tareas a cada miembro del personal para reducir la monotonía.

A veces la secuencia de tareas es dictada por el diseño del servicio o la secuencia está determinada por el deseo de evitar errores. Una secuencia estandarizada de las tareas es elaborada para evitar errores en el proceso. Algunos trabajos se pueden realizar de manera efectiva en más de un lugar. Sin embargo, en diferentes lugares también esto puede significar diferentes asignaciones de tarea.

En lugar de asignar un bien definido conjunto de tareas a cada persona en la operación, un conjunto más amplio de las tareas se asignan a un grupo de personas. Este grupo puede elegir, o ser guiado de forma flexible al reparto de tareas o el patrón de trabajo. El éxito de este grupo depende de su tamaño y su interacción con otros grupos e individuos.

Muy pocos trabajos no implican la interacción con las herramientas, equipos, máquinas o instalaciones. La ubicación inadecuada de los elementos podría resultar en una interfaz no eficaz a pesar de que la tarea está bien definida.

Condiciones laborales

Las condiciones en que los trabajos se llevan a cabo podrían tener un impacto significativo en la eficacia del personal, la comodidad y seguridad y no los detalles de las propias tareas. Las decisiones típicas incluyen la determinación de la intensidad de iluminación, control de ruido o la calidad del aire.

Hay una diferencia entre la asignación de tareas y el fomento de la autonomía en función de lo que el trabajo implica. La asignación de la responsabilidad de la efectividad implica que el personal también puede modificar la forma de ejecutar una tarea.

Las decisiones de los elementos del diseño del trabajo tienen implicaciones para las habilidades y capacidades que el personal tendrá que realizar en su trabajo eficazmente. Las habilidades necesarias podrían incluir habilidades manuales simples, el seguimiento y la medición de las habilidades, las destrezas de programación o incluso habilidades para resolver problemas para mejorar el trabajo.