Tips para ser una mejor PyME

Muchas veces tratamos de realizar grandes cambios en nuestra pyme para lograr mejoras sustanciales, sin embargo, mediante pequeños cambios podemos incrementar o mejorar nuestra empresa u organización. Por eso te presento aquí algunas pequeñas mejoras que puedes llevar a cabo en tu empresa sin verte en la necesidad de realizar una inversión mayúscula.

TIPS

Deshazte de los activos que no son necesarios para tu operación. No seas un director o empresario de escritorio, moverte de vez en cuando te hará bien.  Visita personalmente todas las áreas de tu empresa como lo son almacenes, oficinas, entre otras. Para determinar si existen muebles, equipos, maquinaria u otros activos arrumbados que ya no se estén usando y puedan ser vendidos. También considera la posibilidad de vender inventario que tengas en exceso, así como equipos de reparto, o incluso,  evaluar la cantidad de espacio que utilizas para la producción o prestación del servicio. Si tienes varios lugares rentados, considera  la posibilidad de realizar una nueva distribución de layout, para conocer si es posible deshacerte de alguno de ellos y centrar todas tus operaciones bajo un mismo techo.

Fortalece tu seguridad interna para evitar robos. Piensa como está la situación actual que vive el mundo, no te consideres ajeno a ella. No es que dudes de la lealtad de tus empleados, sin embargo no está de más establecer controles en la entrada y salida de tu personal,  revisar todos los procesos relacionados con la transformación de la materia prima en tu empresa, conocer sus posibles desviaciones o falta de controles. Además es excelente momento para realizar un inventario físico de todos tus activos. Considera como el objetivo principal evitar el robo “hormiga” el cual hoy en día es uno de los mayores costos de las empresas.

Revisa la estructura de tu organización. Visita todos los departamentos de tu organización, realiza un estudio de cuales departamentos son funcionales y cuales posiblemente debas de modificar. Determina cuales departamentos encajan dentro de la organización y cuál es su contribución a la empresa. Para realizar el estudio determina o utiliza varios factores como lo son: estructura, personal, sistemas, el impacto que generan a la organización, la relación e interacción con otros departamentos, etc.

Realice descripciones de puestos del personal de su organización. Ya que realizaste un análisis de cada departamento, porque no, aprovecha para realizar una descripción de puesto. Conoce a tu personal, describe sus actividades, su papel dentro de la empresa, cuáles son sus responsabilidades y obligaciones, cuales son las herramientas que necesita para desarrollar sus actividades (ahí puedes eliminar más activo no necesario para la operación). El conocer las actividades del personal que labora dentro de la organización te permitirá comprender las relaciones organizacionales que tiene cada colaborador, así como el tipo de información que procesa y él como ayuda a la organización en la consecución de objetivos.

Reúna un equipo para generar nuevas ideas. Es tiempo de ser creativo. Es momento para reunir a un equipo y elaborar una lluvia de ideas para mejorar, ya sea el producto o servicio que brindas, la forma en que lo haces, etc. Existe una gran variedad de áreas de oportunidad para mejorar dentro de tu organización solo es cuestión de “estrenar el cerebro y ponerlo a trabajar”. Debes de aprovechar las diferentes personalidades, experiencia y puntos de vista  que te brinda un equipo conformado por personal de diferentes áreas de tu organización.

Me gustaría saber si alguno de estos tips te ayudó y de qué forma lo hizo. Por favor no dudes en compartir con todos nosotros tus experiencias.

Pymes en Argentina

Origen y evolución de las Pymes

Si nos remontamos al nacimiento de este núcleo de empresas denominadas Pómez, encontramos dos formas, de surgimiento de las mismas. Por un lado aquellas que se originan como empresas propiamente dichas, es decir, en las que se puede distinguir correctamente una organización y una estructura, donde existe una gestión empresarial (propietario de la firma) y el trabajo remunerado.

Estas, en su mayoría, son capital intensivas y se desarrollaron dentro del sector formal de la economía. Por otro lado están aquellas que tuvieron un origen familiar caracterizadas por una gestión a lo que solo le preocupó su supervivencia sin prestar demasiada atención a temas tales como el costo de oportunidad del capital, o la inversión que permite el crecimiento.

En su evolución este sector tuvo tres etapas perfectamente definidas. Las Pymes en general y las dedicadas al sector industrial en particular, comenzaron a adquirir importancia dentro de la economía argentina en los años 50’y 60’ durante la vigencia del modelo de sustitución de importaciones, tan criticado como admirado por los distintos autores especializados.Para el caso a que hacemos referencia el modelo exhibió gran dinamismo lo que les permitió, en un contexto de economía cerrada y mercado interno reducido realizar un “proceso de aprendizaje” con importantes logros aunque con algunas limitaciones en materia de equipamiento, organización, escala, capacitación, información, etc.

Estas limitaciones antes comentadas fueron adquiriendo un aspecto lo suficientemente negativo como para afectar tanto la productividad como la calidad de estas empresas, alejándola de los niveles internacionales y provocando que las mismas durante los 70’, época de inestabilidad macroeconómica, se preocuparan únicamente por su supervivencia que las sumió en una profunda crisis que continuó en la década del 80’. Esta sería entonces, la segunda etapa en la historia de la evolución de las Pymes.

“Por el contrario, los cambios que se vienen sucediendo desde 1999 en lo que a disponibilidad de financiamiento externo y estabilidad económica interna se refiere, parecen indicar el comienzo de una nueva etapa para las Pymes, con algunos obstáculos que aún deben superarse.”

Evolucion de la pyme Argentina

Llamando a la pyme empresa con menos de 100 personas y salvando las dificultades que trae aparejado el uso de estadísticas del Registro Industrial que puede decirse que:

a) Más del 90% de los establecimientos industriales ocupan menos de 100 personas.

b) La pyme ocupaba el 50,8% de personal en 1974 y el 37,1% de las personas ocupadas por las empresas censadas por el Registro Industrial en 1979.

c) Más de un 25% de la producción industrial es generado por la pyme.

d) Sin lugar a dudas, la productividad laboral promedio de las empresas de más de 100 personas es mayor que el de las empresas que ocupan entre 11 y 100 personas, y sustancialmente mayor de las que ocupan hasta 10 personas.

e) La tendencia parece mostrar un lento crecimiento en el tiempo del promedio general de personas por establecimiento, producción por establecimiento y producción por persona ocupada. De todas formas, son estos valores promedios, los que ponen de manifiesto el escaso tamaño de la industria argentina. Para reafirmar esto puede hacerse alguna comparación internacional.

En Japón, el 97,7% de la industria manufacturera tenía menos de 100 personas en 1966.

En Francia, las empresas industriales que empleaban más de 10 personas eran el 42% en 1906, 61% en 1936 y el 80% en 1966.

Trabajo en equipo

Un equipo es una forma de organización particular del trabajo, donde se busca en conjunto que aflore el talento colectivo y la energía de las personas. Esta forma de organización es particularmente útil para alcanzar altos niveles de calidad en la gestión de una institución o empresa. Los gerentes y políticos buscan una filosofía para la administración apropiada y que respete las necesidades de sus empleados. En este sentido, el trabajo en equipo puede ser una valiosa ayuda, al generar situaciones que facilitan la aplicación de dinámicas que defienden la exploración y el autodesarrollo mediante la propia experiencia.

En las organizaciones, el trabajo en equipo no produce sólo mejoras individuales y organizacionales, sino que interviene también en el perfeccionamiento de los servicios, tanto cuantitativa como cualitativamente. Además, se facilita una mejor gestión de la información y del conocimiento. Es evidente que el conocimiento de la dinámica de los grupos y equipos de trabajo, especialmente de su comportamiento, tiene una gran importancia para los dirigentes y empresarios. Estudiar los grupos y equipos que coexisten en cualquier organización para saber cómo organizarlos, utilizarlos y multiplicar sus resultados, es una estrategia consistente de desarrollo organizacional.

El trabajo en equipo es parte de la nueva conciencia de las organizaciones modernas. Es un hecho que cuando todos comparten las metas de la organización, los resultados son altamente satisfactorios. La conducta y los valores grupales intervienen directamente en el cumplimiento de su misión, visión y objetivos estratégicos.

¿Grupo o equipo?

Existen múltiples definiciones relacionadas con los grupos y equipos de trabajo. En la literatura consultada, se destaca que, con frecuencia, estos términos se emplean de manera análoga e indistintamente.

Entre las definiciones existentes sobre qué es un equipo, pueden citarse:

“Es una forma específica de grupo de trabajo que se organiza y dirige de manera diferente a la empleada para otros tipos de grupos formales pero no reales. Es un conjunto de individuos que coordinan sus esfuerzos, aportan ideas y conocimientos, transfirieren habilidades y toman decisiones de pleno consenso. Su variedad es muy amplia: abarca desde la ayuda mutua de dos personas, un círculo de calidad hasta un comité de alta dirección”.

“Es un grupo energizado de personas que se han comprometido para lograr objetivos comunes, que trabajan y gozan con ello, y que producen resultados de alta calidad”.

“Es un conjunto de personas que poseen destrezas y conocimientos específicos, que se comprometen y colocan sus competencias en función del cumplimiento de una meta común”.

Ahora bien, qué se entiende por un grupo de trabajo:

“Es un conjunto de dos o más personas que interactúan con interdependencia para alcanzar objetivos comunes”.

“Pueden formarse, a partir de la estructura de la organización, para lograr un objetivo en particular o por deseos personales de satisfacer determinadas necesidades”.

“Conjunto de personas que interactúan, son conscientes unas de las otras y se perciben como un grupo.

“Un grupo se define como dos o más individuos, interactuantes e interdependientes, unidos para alcanzar determinados objetivos específicos. Los grupos pueden ser formales o informales. Los primeros están definidos por la estructura organizacional y tiene determinadas funciones de trabajo designadas. En ellos, el comportamiento está establecido por las metas organizacionales y dirigido hacia su cumplimiento. Los miembros que constituyen la tripulación de vuelo de un avión son un ejemplo de un grupo formal. Por el contrario, los grupos informales son alianzas que no estructuradas desde el punto de vista formal ni las determinan las organizaciones. Dichos grupos son formaciones naturales creadas en el ambiente de trabajo, que surgen como respuesta a la necesidad de contacto social. Tres empleados de diferentes departamentos, que tienen la costumbre de almorzar juntos, son ejemplo de un grupo informal”.

Un equipo de trabajo es un grupo humano, pero no cualquier grupo. En ocasiones, los individuos utilizan los grupos para lograr fines personales o para protegerse mutuamente. Cuando se encuentra un colectivo humano que combina una alta moral, efectividad en las tareas y una clara relevancia para la organización, se está en presencia de un equipo.

Organizar tu Pyme

Ya les había comentado acerca de la importancia de los organigramas dentro de la empresa, justo la falta de estos es uno de los grandes problemas en la Pyme que se relaciona con la ausencia de una organización interna definida. No es culpa del propio empresario que esto suceda, por lo general es la falta de capacitación y apoyo por parte de las entidades gubernamentales que deben dictar la norma en estos temas y apoyar a estas empresas.

Hace unos días veía el caso de una empresa pequeña, en mis funciones como Consultor, y me atreví a recomendar la creación de algunas herramientas de gestión, entre ellas el organigrama, la respuesta me dejo perplejo, el dueño me respondió de manera curiosa: ¿Un organigrama, qué es eso?. Pensé en su empresa que tiene varios procesos productivos, más de 50 empleados y una buena cartera de clientes y me pareció curioso el asunto, así que decidí a comentarle por donde comenzar, que es lo que explicaré enseguida.

Lo primero que deben hacer para elaborar su organigrama es evaluar a sus trabajadores, esto quiere decir determinar en que tarea se desempeñan mejor. Esta tarea no es difícil, necesita como herramienta un test de evaluación de personal, nunca falta un amigo o colega por ahí que nos puede apoyar en ello o en todo caso contratar a un autónomo especilista para que nos ayude.

Cuando sabemos a ciencia cierta quien es quien en la empresa, procedemos a “dividir el trabajo”, para ello que mejor que el mismo dueño de la Pyme el que dicte que es lo que debe hacer. Elaborar en borrador una lista de funciones es lo mejor y luego con ayuda del especilista, organizarlas y enlazar con la adecuada a la persona que más se ajuste a cada una.

Una vez tengamos personas y funciones, procedemos a crear departamentos; estos no son más que las “areas funcionales”, en base a ellos se crearán las secciones; por ejemplo en el caso de una Pyme de fabricación de jmaquetas en papel, el “departamento de producción” puede tener después las secciones de diseño, diagramación, plantillado, fabricación y empacado.

Cuando ya tenemos todo lo anterior en borrador, es conveniente establecer las jerraquías, es importante saber quien depende de quien y por supuesto que departamento está por encima de otros en la cadena de mando. En un organigrama sencillo, la Gerencia General esta encima de todos, le seguirán las Gerencias de Producción, Personal, Logística, Ventas, etc., que gobiernan a sus respectivos departamentos y dentro de ellas estarán ubicadas las secciones o jefaturas.

Como último punto y una recomendación personal, es necesario que ustedes como dueños de su Pyme promuevan el intercambio y la competencia sana entre los departamentos. La competencia sana lleva al crecimiento, pero debe ser controlada y regulada para evitar trabas entre los departamentos; por otro lado el intercambio es útil para generar benchmark y retroalimentación dentro de la empresa, la cual es fundamental si queremos ser competitivos.

Innovar 2010

Se encuentra abierta la inscripción para la Sexta Edición de Innovar, la convocatoria apunta como todos los años, a estudiantes, diseñadores, investigadores y emprendedores en general, que tengan propuestas innovadoras

Resposabilidad de las PyMES ante los medios

Los responsable ante la empresa y ante la agencia de publicidad de una correcta interpretación de las necesidades del cliente (empresa) y la características reales del mercado, de las cuales conoce la agencia de publicidad, es el ejecutivo de cuentas de las agencias de publicidad son los nexos entre la agencia de publicidad y la empresa para logra el objetivo publicitario es por ello la responsabilidad de los ejecutivos de cuentas en el correcto manejo de la información respecto a los medios de comunicación, por ello debe tenerse en cuenta los siguientes aspectos que todo ejecutivo de cuenta debe tener en cuenta:

• Son los encargados de la relación entre el cliente y la agencia de publicidad.
• Se ocupa de la estrategia que su cliente desea hacer, hace hincapié en las ventajas competitivas de su producto.
• Define la estrategia de medios, donde se verificaran los logros para asegurar que sean paralelos a los objetivos de mercadotecnia.
• Hacen una selección de medios y preparan un plan de costos
• Presentas los borradores de los textos, proyectos costos de producción, para que el cliente tenga en cuenta cual será la estrategia de la agencia a seguir.
• Los clientes son quienes deciden la mejor propuesta.
• Deben conocer el negocio del cliente su misión, visión y objetivos estratégicos.
• Es responsable de formular la estrategia de publicidad que la agencia recomienda, de verificar que la propuesta sea la mejor para el producto .
• Por ultimo la debe de asegurarse que la agencia produzca el trabajo satisfacción del cliente.

Estas son algunas de las responsabilidades del ejecutivo, las cuales son conocidas por la gerencia de la agencia de publicidad y de la empresa a quien la agencia presta su servicio.

Campaña Publicitaria

La campaña publicitaria es un plan de publicidad amplio para una serie de anuncios diferentes, pero relacionados, que aparecen en diversos medios durante un periodo especifico. La campaña está diseñada en forma estratégica para lograr un grupo de objetivos y resolver algún problema crucial. Se trata de un plan a corto plazo que, por lo general, funciona durante un año o menos.

Un plan de campaña se resume la situación en el mercado y las estrategias y tácticas para las áreas primarias de creatividad y medios, así como otras áreas de comunicación de mercadotecnia de promoción de ventas, mercadotecnia directa y relaciones públicas. El plan de campaña se presenta al cliente un una presentación de negocios formal. También se resume en un documento escrito que se conoce como libro de planes.

El análisis de la situación requiere se tomen en cuenta diferentes aspectos que hacen a la viabilidad de la campaña. El presupuesto destinado al diseño de la campaña y los recursos humanos que tenemos para llegar a ella, ya sea si son propios o hemos recurrido a alguna agencia experta en el tema.

Desde el punto de vista del producto a publicitar tendremos en cuenta lo siguiente: el status de la marca, el porcentaje de la marca en el mercado, la lealtad para con la marca, el margen de precio por categoría, el precio e la marca, el interés por la categoría de producto.

Desde el punto de vista externo prestaremos una especial en  el publico e interés, ya sea el que actualmente consume nuestro producto sino también los diferentes sectores de mercado a los que queremos llegar.

Por último tendremos presente cómo opera la competencia, sus estrategias y sus casos de éxito y fracaso.

Mientras mas información relevante manejemos, nuestra campaña sabrá dónde apuntar y qué evitar hacer para lograr una publicidad efectiva

Competir con ventaja

Aunque en ocasiones es difícil, en según que mercados, establecer cuáles son nuestras ventajas competitivas, lo cierto es que si éstas no se ven a simple vista, será necesario crearlas. Una ventaja competitiva no puede existir en si misma, por lo que la empresa debe poner gran empeño en descubrirlas, potenciarlas y ofrecerlas al mercado. Esto se logra haciendo un análisis profundo de la competencia y sobretodo de la escala de valores de la propia empresa, y la percepción que nuestro mercado o nicho de mercado tiene para nosotros.

Una ventaja competitiva es una característica que diferencia a un producto, servicio o empresa de sus competidores, por lo que para que esta característica sea llamada ventaja, tiene que ser única, diferencial, estratégicamente valorada por el mercado y sobre todo comunicada.

Potenciar y difundir una ventaja competitiva, no es tarea fácil. Para empezar tenemos que situarnos tanto en la realidad de la empresa como en la realidad del mercado, y tener en cuenta, qué es lo que podemos aportar de diferente de nuestro producto o servicio, así como ver la viabilidad de éste aporte, pero sobretodo, saber en qué parte de nuestra empresa estará ubicada, y potencializarlo.

Una ventaja competitiva no sólo es una característica tangible en un producto o perceptible en un servicio, sino que está también puede desarrollarse con un producto igual o similar al de la competencia, pero presentado de manera diferente, exaltando posiblemente sus canales de distribución o su precio.

Selección de Personal

La administración de recursos humanos tiene como una de sus tareas proporcionar las capacidades humanas requeridas por una organización y desarrollar habilidades y aptitudes del individuo para ser lo más satisfactorio así mismo y a la colectividad en que se desenvuelve. No se debe olvidar que las organizaciones dependen, para su funcionamiento y su evolución, primordialmente del elemento humano con que cuenta. Puede decirse, sin exageración, que una organización es el retrato de sus miembros.

Tradicionalmente en, la selección de personal se define como un procedimiento para encontrar al hombre que cubre el puesto adecuado.

Pero, que significa adecuado?. Para contestar, esta pregunta cabría considerar las diferencias individuales o sea, tener en cuenta las necesidades de la organización y su potencial humano así como la satisfacción que el trabajador encuentra en el desempeño del puesto. Esto nos lleva a determinar el marco de referencia; es decir, la organización en que se realice la selección de personal, la cual es, pues, la elección de la persona adecuada para un puesto adecuado y un costo adecuado que permita la realización del trabajador en el desempeño de su puesto y el desarrollo de sus habilidades y potenciales a fin de hacerlo más satisfactorio y asimismo y a la comunidad en que se desenvuelve para contribuir, de esta manera, a los propósitos de organización.

Como paso previo a la selección técnica de personal, resulta obligado conocer la filosofía y propósitos de la organización, así como los objetivos generales departamentales, secciónales, etc., de la misma. Esto implica, entre otras cosas, la valoración de los recursos existentes y la plantación de los que van a ser necesarios para alcanzar esos objetivos, y que comprende la determinación de las necesidades presentes y futuras en cuanto a cantidad y calidad .

La comparación entre dichas necesidades y el inventario de recursos humanos, permite precisar que se están seleccionando personal para una organización y no para una tarea o puesto específicos, y también que ese proceso tiene lugar en un momento del desarrollo de la personalidad del individuo y de la dinámica de una organización. Este es un punto que no siempre se tiene en cuenta. Es frecuente encontrar en la práctica que la selección se efectúa teniendo en mente un puesto específico y perdiendo de vista a toda la organización. Independientemente de la validez de la aseveración inmediata anterior, se precisa la respuesta a las interrogantes que a continuación se plantean y que permitirán definir los criterios de selección de personal para una organización en particular:

• ¿Aquel nivel se va a seleccionar?( Ejecutivos, empleados, obreros)
• ¿Que requisitos que exige cada puesto para su desempeño eficiente?
• ¿Que posibilidades de desarrollo y promoción puede ofrecerse a los candidatos?
• ¿Cuáles son las políticas y limitaciones contractuales?
• ¿Cuáles son las posibilidades de suelo y prestaciones de la organización en relación al mercado de trabajo ( zona, potencia, ramo industrial similar)?
• Hay suficientes candidatos o va a limitarse a colocarlos en la mejor forma posible?
• Se están seleccionando a los más aptos o descartando a los menos útiles?
• Se busca al mejor individuo o la homogeneización del grupo de trabajo? , etc.

Basándose en las consideraciones anteriores, puede afirmarse que con frecuencia se hace más hincapié en la técnica que en la capacidad profesional que requiere la selección de personal, la cual sólo es factible con una entrenamiento y supervisión adecuados que aseguren que se están satisfaciendo las necesidades presentes y futuras de lo más valioso que tiene la organización: sus recursos humanos.

Costos Fijos

Es de conocimiento general, que los costos varían de acuerdo con los cambios en el volumen de producción. Los costos con respecto al volumen se clasifican como variables, fijos y mixtos.

Los Costos Fijos son aquellos cuyo monto total no se modifica de acuerdo con la actividad de producción. En otras palabras, se puede decir que los Costos Fijos varían con el tiempo más que con la actividad; es decir, se presentarán durante un periodo de tiempo aun cuando no haya alguna actividad de producción.

Por definición, los Costos Fijos no cambian durante un periodo específico. Por lo tanto, a diferencia de los variables, no dependen de la cantidad de bienes o servicios producidos durante el mismo periodo (Por lo menos dentro de un rango de producción). Por ejemplo, los pagos de arrendamiento de las instalaciones y el salario del presidente de la compañía son Costos Fijos, cuando menos a los largo de cierto periodo.

Naturalmente los Costos Fijos no son para siempre. Tan solo son fijos a los largo de un periodo en particular, digamos un trimestre o un año. Más allá de esos plazos, los arrendamientos pueden terminarse y los ejecutivos pueden ser depedidos. Para ser más específicos, cualquier costo fijo puede eliminarse o modificarse en un plazo suficiente de tiempo.

Observe que durante el plazo en que un costo es fijo, es un costo hundido (costo muerto o costo inevitable) porque debemos pagarlo independientemente de lo que suceda.

Según el libro CONTABILIDAD DE COSTOS UN ENFOQUE ADMINISTRATIVO PARA LA TOMA DE DECISIONES de los autores Backer Jacobsen & Ramirez Padilla existen tres tipos de Costos Fijos:

• Costos Fijos comprometidos
• Costos Fijos de operación
• Costos Fijos programados

Los Costos de Capacidad comprometidos son los costos generados por la planta, maquinaria y otras facilidades empleadas. Los desembolsos para estos activos fijos se hacen irregularmente y se supone que sus beneficios habrán de abarcar un periodo de tiempo relativamente largo. La depreciación y la amortización son ejemplos de este tipo de costo fijo.

Los Costos Fijos de Operación son costos que se requieren para mantener y operar los activos fijos. La calefacción, luz, electricidad, seguros, e impuestos a la propiedad son ejemplos de este tipo de Costos Fijos, por que a pesar de que se incurre cada mes en dichos costos, algunas veces en monto defiere de mes a mes.

Los Costos Fijos Programados son los costos de los programas especiales aprobados por la gerencia. El costo de un programa de publicidad por ejemplo el lanzamiento de un producto o el costo de un programa para mejorar la calidad de los productos de la compañía son ejemplos de este tipo de costo fijo.