El tiempo es dinero

El tiempo es algo muy valioso en todos los aspectos de la vida, ya sea para aprender, para esperar, para no dejar pasar, etc. En una empresa, el tiempo es dinero y es por ello que tenemos que optimizar el uso del mismo.

Una correcta estimación del tiempo de entrega, por ejemplo, aporta en múltiples aspéctos de cara al cliente. Entre ellos podemos mencionar: eficiencia, compromiso, respeto, seriedad y cumplimiento.

Es difícil no pensar en que todos estros atributos se transforman en ingresos, ya sea de dinero, de nuevos clientes y sustenta nuestra imagen como empresa aportando hacia la fidelización de nuestros clientes.

También ayuda al clima laboral, ya que la interacción entre los distintos sectores también se debe lograr con una correcta estimación de los tiempos. Evitando ruidos y malestares innecesarios.

Para lograr una correcta estimación necesitamos contar con infromación precisa, la merma,  en este análisis es tan o mas importante que los tiempos de producción estandar, ya que esta variable nos muestra el margen de error que contemplamos como esperado.

Acrecentar este porcentaje extraido de la realidad con un coeficiente atribuible a imponderables nos ayudará a una mejor estimación, ya que nuestro país se caracteriza por lo “inesperado” y, obviarlo, sería más que una imprudencia.

Todo este análisis necesita la participación de todos los sectores en todos sus niveles, ya que muchas veces se nos pueden escapar detalles significativos y que son de suma importancia para la estimación total.

Organización Celular

Cuando hablamos de administración y pensamos en el ordenamiento de puestos, no podemos omitir el clásico Organigrama, donde se muestran las dependencia de cada puesto en relación a los otros y se establece la jerarquía de trabajo.

Dicha descripción no sólo implica la ubicación de los puestos de trabajo, sino que grafica la cadena de mando entre un puesto y otro. Desde hace años, y dependiendo del tipo de negocio, un organigrama pensado de esta manera trae mas problemas que ventajas.

Un porducto o servicio, rara vez se piensa como una sumatoria de procesos uno encima del otro, sino que la integración entre los mismo nos permite tener una mirada mucho más amplia de lo que deseamos ofrecer al mercado.

Para que los empleados entiendan este último concepto, nuestra obligación es administrar sus responsabilidades de acuerdo a esta idea, mostrando las implicancias que genera el trabajo de cada uno dentro de un proceso global.

Si bien existen jefes en cada uno de los sectores de nuestra empresa, lo ideal es que estos trabajen en conjunto, como un equipo de trabajo, compartiendo objetivos globales y consultando sobre lso objetivos de cada sector.

Esto permite la reducción de asperezas y la construcción de un proyecto alineado, transversal e integrado, ampliando las posibilidades de desarrollo de las personas y aportando valor agregado a los procesos involucrados.

Dicha forma de organización del trabajo es conocida como administración por células de trabajo, donde la función de cada célula es integrante de un sistema más amplio, donde las responsabilidades individuales impactan en un todo.

La Improvisación: valor agregado para tu empresa

Improvisar es atreverse, avanzar, desarrollar confianza en sí mismo así como también en el grupo de trabajo, sabiendo presentar una información de manera precisa, sencilla y clara.

Improvisar es saber reaccionar al instante, teniendo en cuenta tanto las informaciones transmitidas por el interlocutor como su propia situación.

Por eso exige una capacidad de adaptación frente a situaciones y reacciones inesperadas, extremas: de aquí la importancia de la adquisición por parte del empleado de una capacidad de reacción y de flexibilidad frente a un cliente o un colaborador.

La Cohesión de Equipo: trabajando la aceptación de la diferencia, el descubrimiento de los otros y el entendimiento de otras dinámicas de pensamiento. Apoyándonos en la energía/fuerza grupal.

Desarrollo y mejora de la escucha.

La Espontaneidad: trabajo sobre el dominio del cambio y la gestión de lo inesperado, sobre la capacidad de exposición (frente a los otros y frente a sí mismo) y la capacidad de anticipación (estar despierto para reaccionar instantáneamente al cambio). Privilegiar la espontaneidad.

Dominar y privilegiar las emociones.

En conclusión, la improvisación permite desarrollar capacidades que enriquecerán a su empresa y a sus colaboradores.

Sistema de Incentivos eficaces

Las corporaciones suelen utilizar sistemas de incentivos variables para alinear el comportamiento de los empleados con los objetivos de la organización. Sin embargo, mal aplicados, estos sistemas pueden generar “incentivos perversos” que destruyen valor.

Tu PyME no es una “corporación” pero debe tener en cuenta el bienestar de tus empleados y, en momentos de crecimiento, tus vendedores son una pieza clave.

En este artículo, nos concentraremos exclusivamente en los sistemas de corto plazo, aunque siempre considerando que estos esquemas deben equilibrarse con los sistemas de largo plazo para no generar efectos indeseables sobre los comportamientos.

Así, en el diseño e implementación de los sistemas de corto plazo, es conveniente:

1. Adoptar variables de resultado coherentes con los planes de negocios. Ventas, entrevistas, cantidad de nuevos contratos, reducción de costos de proveedores, etc.
2. Definir con precisión las variables a utilizar. Las definiciones difusas o los supuestos no debidamente explicitados pueden derivar en diferencias de criterio al momento de determinar los resultados numéricos, generando conflictos contraproducentes.
3. Equilibrar variables locales y globales. Las variables a incluir en el esquema deberían ser tanto aquéllas en las que se manifiesta el impacto directo de la gestión de los involucrados (es decir, las que se encuentran bajo su control), como las que expresan los resultados más generales del negocio y donde el efecto de las acciones individuales es indirecto. Esto último puede expresarse también como “solidaridad” entre los resultados globales y los resultados individuales.
4. Establecer las metas al comienzo del período. Es aconsejable consensuar los objetivos con los involucrados pero no conviene que las negociaciones se extiendan demasiado. Si los involucrados se sienten partícipes, se comprometerán más con el plan y darán una visión más práctica de la implementación del mismo.
5. Fijar metas ambiciosas pero no imposibles. Los objetivos desafiantes pueden resultar estimulantes; pero si se los percibe como inalcanzables pueden provocar el efecto contrario (y el boicot).
6. Revisar los resultados antes de cumplidos los plazos. Cambios bruscos e imprevistos en el contexto del negocio pueden dejar obsoletas las metas fijadas al comienzo del ejercicio. Por lo tanto, no debe descartarse una revisión “a mitad de camino” si esto ocurre. Sin embargo, esta alternativa sólo debe utilizarse en casos de emergencia porque puede conducir a abusos (por ejemplo, ajustar ex post las metas en base a los resultados realmente alcanzados).
7. Identificar y aislar, en la medida de lo posible, los “vientos de cola” y los “vientos en contra”. Castigar o premiar injustamente una gestión por el efecto de variables externas fuera del control de los alcanzados es contrario al espíritu de un sistema de incentivos de corto plazo.

Por último, es importante también tener en claro qué NO es un sistema de incentivos.

Si la componente fija del salario (el “sueldo base”) es considerada insuficiente, no es una estrategia sana el estructurar un sistema con metas laxas o poco desafiantes (y, por lo tanto, fácilmente alcanzables), para asegurar el cobro de un muy buen bono que compense aquella deficiencia.

En tal caso, desaprovecharíamos el potencial del sistema de incentivos para estimular comportamientos alineados a objetivos estratégicos, y sólo estaríamos desplazando parte del sueldo fijo mensual hacia el bono anual cuasi garantizado.

En definitiva, la efectividad de un sistema de incentivos de corto plazo dependerá, en última instancia, del grado de confianza que se logre construir entre los actores de la organización cuya responsabilidad es regular y administrar su uso, y los propios usuarios.

Fuente: Horacio Rieznik, Consultor en Axialent.

La importancia de los proveedores

Continuamente los fabricantes se ven obligados a la necesidad de externalizar una mayor parte de la producción puertas a fuera, ya sea en forma de materias primas, productos semielaborados o finales, con el objetivo de ser más flexibles a las continuas variaciones de la demanda.

Muchas de las empresas mantienen todavía hoy el modelo clásico de negociación anual focalizada en costos, algunas han evolucionado por la presión del mercado hacia un modelo más agresivo con negociaciones más frecuentes en precio y calidad, pero estos modelos actualmente se han demostrado ineficientes, ya que se ha generado una relación de desconfianza en la que cada una de las partes focaliza sus esfuerzos en su propio interés.

¿De qué sirve ser eficientes puertas adentro en nuestras empresas si nuestros proveedores no nos proporcionan los materiales en el momento adecuado, con la calidad acordada y con el grado de innovación que exige el mercado?

El resultado para el cliente será el mismo. No disponer del producto en tiempo, calidad y/o valor añadido acordado. Algunas empresas que se han dado cuenta de esta circunstancia, han comenzado a desarrollar en los últimos años modelos colaborativos entre clientes y proveedores donde la mejora continua, las negociaciones transparentes y frecuentes son los ejes principales de actuación.

Este nuevo marco de trabajo debe permitir a ambas partes trabajar en la misma dirección con el objetivo de desarrollar productos que puedan ser distribuidos en el momento adecuado, con la calidad acordada, con precios ajustados y con un mayor grado de innovación al permitirse participar a los proveedores en el diseño del producto.

Este cambio en la estrategia de aprovisionamiento de la empresa que supone desarrollar alianzas consolidadas con los proveedores, puede suponer inicialmente un esfuerzo extra de la empresa en ayudar a sus proveedores en mejorar sus capacidades organizativas: asesoramiento y formación, incentivos, desarrollo de modelos logísticos cooperativos ; pero esta inversión inicial es a corto o medio plazo rentabilizada con los beneficios obtenidos en el desarrollo de esta tipología de proyectos estratégicos: reducciones de inventario, aumento de la rotación de stock, reducciones de ruptura de stocks, incremento del nivel de servicio del proveedor, mejora de la calidad, eliminación de operaciones sin ningún valor añadido Claro está, dependiendo de la complejidad del negocio, de la empresa y de sus procesos.

La experiencia demuestra que muchos directivos relacionados con la Supply Chain (ó cadena de suministro) han focalizando sus  esfuerzos en extender su cadena logística más allá de su empresa hacia sus suministradores estratégicos, buscando relaciones duraderas ventajosas para ambas partes.

Algunos de ellos, no lo han conseguido por falta de confianza hacia sus proveedores con los que llevan trabajando muchos años, otros por no haberse puesto de acuerdo en la tecnología que debían utilizar para comunicarse, pero si usted es capaz de superar estos dos obstáculos fundamentales, el éxito estará garantizado.

La Filosofía Deming de la Calidad

William Edwards Deming (14 de octubre de 1900 – 20 de diciembre de 1993). Estadístico estadounidense, profesor universitario, autor de textos, consultor y difusor del concepto de calidad total. Su nombre está asociado al desarrollo y crecimiento de Japón después de la Segunda Guerra Mundial.

Su filosofía sobre calidad se resume en lo siguiente:

Es un sistema de mejoramiento de la producción que nos ayudará a alcanzar las metas propuestas, a reducir costos y por consiguiente incrementar la productividad empresarial.

1 Punto: Generar constancia de propósito en mejorar los productos y los servicios para ser competitivos.

Les recomienda a las compañías que piensen detenidamente en el futuro y que desarrollen un plan para continuar en el negocio.

En vez de hacer dinero, deben permanecer en el negocio y proporcionar empleo por medio de la innovación, la investigación, el constante mejoramiento del producto y del servicio, el mejoramiento de los procesos y el mantenimiento de los equipos, muebles e instalaciones.

Ser constante en el propósito significa:

• a) Innovación. No sólo consiste en introducir nuevos productos, sino que debe tener mercados y ayudar a la gente a vivir mejor en algún sentido material. La Innovación requiere fe en el futuro.

• b) Invertir recursos en investigación y en instrucción. Con el fin de prepararse para el futuro, una compañía debe invertir hoy. No puede haber innovación sin investigación y no puede haber investigación sin empleados apropiadamente instruidos.

• c) Continuo mejoramiento del producto y el servicio. Estan con el consumidor nunca termina, se pueden obtener grandes beneficios mediante un continuo proceso de mejoramiento del diseño, aún de productos y servicios ya existentes, e incluso de los que presentan dificultad.

• d) Mejorar el proceso. Base del valor agregado, Know-how tecnológico de la empresa y fuente de la productividad.

• e) Invertir en el mantenimiento de los equipos muebles e instalaciones, y en nuevas ayuda para la producción, tanto en oficina como en planta. Obviamente una compañía no puede mejorar su producto con equipos que no funcionen satisfactoriamente, ni puede lanzar un nuevo producto usando maquinaria obsoleta.

• f) Es necesario invertir en estas áreas.

Proceso Presupuestario

El proceso presupuestario es muy importante en una entidad que busca obtener beneficios. Esto puede permitir que los directivos operativos modifiquen ciertos planes a iniciativas propias, bajo el presupuesto de que el plan revisado es probable que incremente los beneficios. En contraste en las organizaciones sin ánimo de lucro se deben adherir estrechamente a los planes expresados en el presupuesto.

El presupuesto anual operativo se deriva de los programas aprobados. Esencialmente es una evaluación de la parte del programa correspondiente al otro año. En el curso del proceso presupuestario, se efectúa una cuidadosa estimación de los costos por programas y responsabilidades para la ejecución de éstos que se asignan a los centros de responsabilidad individual.

El presupuesto se ve como la parte más importante del proceso de control de gestión, debido a que especifica cómo se conducirán las actividades del siguiente año.

Un proceso presupuestario comienza con una estimación realista de los ingresos. Ordinariamente, los gastos se planifican de forma que sean aproximadamente igual a os ingresos. Este equilibrio entre gastos e ingresos difiere del enfoque utilizado en las organizaciones que buscan el beneficio.

Si los gastos presupuestados exceden a los ingresos, la diferencia debe igualarse por las generalmente indeseadas acciones de solicitar préstamos o adelantar ventas. Sin embargo, un prudente curso de acción es, usualmente, reducir gastos antes que analizar que ingresos pueden incrementarse.

Medir la Satisfacción

La definición de producto, entendiéndose como conjunto de prestaciones destinadas a satisfacer una necesidad nos da muestras de lo que tenemos que medir.

La satisfacción suele presentarse en distintos niveles y de esta idea se desprende nuestra necesidad de medir. No es lo mismo un cliente “poco satisfecho”, a uno “satisfecho” y ni hablar de que exista alguno “insatisfecho”.

Dependiendo de cuál sea la necesidad que nuestro producto apunte a satisfacer, tendremos diferentes herramientas para obtener una óptima medición.

Si es un servicio, lo primero que se nos viene a la cabeza es preguntarle directamente a los clientes, mediante encuestas, nuestro sitio web, etc. Otro recurso muy importante es fomentar canales de comunicación entre ellos y la empresa, para que ante cualquier queja o sugerencia podramos enterarnos rapidamente.

Si es un producto, la funcionalidad, el diseño y la imagen no dan un panorama general, pero no es información completa, ya que la interacción entre los clientes y el bien se da en un contexto fuera de nuestro control,por lo menos, parcialmente.

Ya sea un bien o un servicio, nuestro producto debe apuntar a encantar a los clientes, es decir, no alcanza con satisfacer, sino con darle algo más, que sorprenda al cliente y le agregue valor a nuestro producto. Esto es en post de obtener lo mas valioso que un cliente puede otorgarnos, su fidelidad.

Para dar en la tecla, es necesario ser creativos, cumplir con los requisitos de medición adecuados y estar abiertos sinceramente a las quejas de nuestros clientes, ya que si podemos responder a cada una de ellas y lograr reducirlas en el tiempo, seguramente nuestro producto será mas confiable y nos permitirá obtener mas ventas.

Un cliente insatisfecho es la peor publicidad que podemos tener, ya que él mismo se tomará el trabajo de recomendar que no nos elijan, por nada del mundo. Muchas veces la falta de canales de comunicación y las fallas en la resolución de los reclamos acrecientan esa insatisfacción, ya que primero no los satisfizo el producto y luego nuestra incapacidad para resolverlo.

Motivarte para empezar y seguir

Es duro comenzar un proyecto desde cero, de lo contrario todo el mundo lo haría, pero no es algo al alcance de una minoría de elegidos ni mucho menos. Podrían existir el doble de proyectos llevados a cabo de los que existen y sería bueno para todos.

Todo proceso de empezar algo de cero es como tener una gran montaña delante de ti que tienes que escalar y donde el único combustible es tu motivación, por tanto el mayor riesgo es desmotivarse y abandonar.

En ese caso la clave es mantener todo el tiempo la motivación alta y la mejor manera de evitar que baje es andar ligero de equipaje, evitar cualquier pesada carga que en los momentos más duros y de motivación más baja contribuya al pensamiento de abandonar.

Evitar cargas consiste en calcular lo realmente necesario e imprescindible para ir completando etapas con éxito, de tal manera que las metas sean alcanzables en un plazo razonable, sin mucho desgaste y no parezcan imposibles.

Otro de los mayores riesgos aunque parezca algo banal, es hablar demasiado. No hay que confundir pensarlo todo bien antes de empezar, con divagar infinitamente. La pasión por reunirse y discutir todo antes de hacer algo bloquea las acciones, lo que se suele llamar “parális a causa del análisis”.

Competencias Laborales

A la hora de incorporar un nuevo empleado, estamos en presencia de un riesgo. La inversión de tiempo y dinero que implica un nuevo puesto de trabajo no debe fallar, para ello es muy importante que podamos entender el concepto de competencia.

La competencia es una capacidad laboral, medible, necesaria para realizar un trabajo eficazmente, es decir, para producir los resultados deseados por la organización.

Está conformada por conocimientos, habilidades, destrezas y comportamientos que los trabajadores deben demostrar para que la organización alcance sus metas y objetivos.

Es por ello que antes de identificar las competencias requeridas a los postulantes debemos hacer una óptima descripción del puesto, sus metas y ojetivos de corto, mediano y largo plazo.

Una vez cumplida esta etapa, analizaremos la capacidad productiva requerida de un individuo que se define y mide en términos de desempeño en un determinado contexto laboral, y no solamente de conocimientos, habilidades o destrezas en abstracto; es decir, la competencia es la integración entre el saber, el saber hacer y el saber ser.

Otro punto que no hay que perder de vista son los problemas que ofrezca el puesto. Ya que la capacidad para resolver un problema en una situación dada de un empleado es clave para el cumplimiento de los resultados dentro de un proceso determinado.

Tips para identificar Competencias Transversales

• Gestión de recursos: tiempo, dinero, materiales y distribución, personal.
• Relaciones interpersonales: trabajo en equipo, enseñar a otros, servicio a clientes, desplegar liderazgo, negociar y trabajar con personas diversas.
• Gestión de información: buscar y evaluar información, organizar y mantener sistemas de información, interpretar y comunicar, usar computadores.
• Comprensión sistémica: comprender interrelaciones complejas, entender sistemas, monitorear y corregir desempeños, mejorar o diseñar sistemas.
• Dominio tecnológico: seleccionar tecnologías, aplicarlasen la tarea, dar mantenimiento y reparar equipos.